Po odejściu pracownika — jak zamknąć akta osobowe przed archiwizacją

Po odejściu pracownika z firmy akta osobowe nie zamykają się automatycznie z ostatnim dniem świadczenia pracy. Dokumenty takie jak świadectwo pracy, ostateczne rozliczenia czy oświadczenia o rozwiązaniu umowy nierzadko powstają lub trafiają do działu kadr dopiero po formalnym ustaniu zatrudnienia. Pracodawca musi rzetelnie skompletować wszystkie brakujące elementy, zanim przekaże teczkę do długoterminowego przechowywania. Właściwe domknięcie formalności kadrowych zapobiega problemom podczas przyszłych audytów, ułatwia wydawanie niezbędnych duplikatów i gwarantuje pełną zgodność z wymogami ochrony danych osobowych.

Przeczytaj również: Szkodliwe substancje wynikające z przemysłu

Co obejmuje część C akt osobowych?

Część C akt osobowych gromadzi dokumenty związane bezpośrednio z ustaniem zatrudnienia. Do tej sekcji trafiają przede wszystkim oświadczenia o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy o pracę, porozumienia stron oraz kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Należy tam również dołączyć potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym. Jeśli strony podpisały odrębną umowę o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy, ten dokument także trafia do omawianej części. Umieszcza się tam ponadto materiały dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w ściśle określonych prawem sytuacjach.

Przeczytaj również: Recykling jako gałąź przemysłu

Samo fizyczne umieszczenie pism w odpowiednim miejscu nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy. Każda część akt osobowych wymaga sporządzenia i bieżącego aktualizowania pełnego wykazu dokumentów. Taki indeks umieszcza się na samym początku danej sekcji, a jego zawartość musi idealnie odpowiadać faktycznemu stanowi teczki. Zgromadzone materiały przechowuje się w porządku chronologicznym i trwale numeruje, co całkowicie wyklucza swobodne przepinanie kartek czy przypadkowe zagubienie dowodów. Ewentualne poprawki błędów w numeracji wykonuje się wyłącznie przez wyraźne przekreślenie pomyłki i wpisanie nowej wartości tuż obok. W częściach D oraz E wyodrębnia się podczęści z własną numeracją, na przykład D1. Taki zabieg znacząco ułatwia identyfikację konkretnych oświadczeń czy nałożonych kar porządkowych, które z czasem mogą ulec zatarciu.

Przeczytaj również: Przemysł a zanieczyszczenie powietrza

Zamykanie e-teczki a dokumentacja papierowa

Właściwe przygotowanie teczki do archiwizacji zawsze zaczyna się od weryfikacji kompletności wszystkich części od A do E. W przypadku klasycznych akt papierowych wystarczy wpiąć nowe pisma na końcu odpowiedniej sekcji i starannie uzupełnić numerację stron. Zupełnie inaczej wygląda zamykanie cyfrowej dokumentacji pracowniczej. Dodając nowe materiały do e-teczki, nie można ograniczyć się do zwykłego wgrania skanu czy pliku PDF do systemu kadrowego. Każdy wprowadzany do archiwum skan musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowanym podpisem osobistym osoby upoważnionej przez pracodawcę. Zapewnia to integralność pliku i nadaje mu moc dowodową równą tradycyjnemu papierowi.

Decydując o tym, jak archiwizować akta osobowe, należy bezwzględnie przestrzegać konkretnych ram czasowych narzuconych przez zaktualizowane przepisy. Okres przechowywania teczek pracowniczych wynosi dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, wyłącznie dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Z kolei dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 rokiem, a jednocześnie po 31 grudnia 1998 roku, domyślnie wymaga przechowywania przez pięćdziesiąt lat. Ten bardzo długi czas można skrócić do dziesięciu lat pod warunkiem złożenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych odpowiednich raportów informacyjnych OSW oraz RIA. Dla osób zatrudnionych do końca 1998 roku obowiązuje bezwzględny wymóg przechowywania akt przez równe pół wieku, bez możliwości skrócenia tego terminu.

Zewnętrzna archiwizacja i obieg dokumentów

Zakończenie pracy z teczką byłego pracownika zwalnia miejsce w bieżącym dziale kadr i otwiera etap długoterminowego przechowywania. Przedsiębiorstwa generujące duże wolumeny akt często decydują się na przeniesienie całego tego procesu poza własne biuro. Bezpieczna digitalizacja oraz fizyczne składowanie papierowych oryginałów w odpowiednio przystosowanych magazynach zewnętrznych znacząco odciążają przestrzeń operacyjną firmy. Równocześnie takie rozwiązanie gwarantuje pełną zgodność z rygorystycznymi wymogami RODO, chroniąc wrażliwe dane przed dostępem osób postronnych.

Prawidłowo uporządkowane i trwale ponumerowane akta ułatwiają późniejsze procedury weryfikacyjne, wydawanie zaświadczeń czy realizowanie wniosków emerytalnych. Kiedy minie ustawowy okres przechowywania, zarchiwizowana dokumentacja podlega bezpiecznemu i w pełni udokumentowanemu brakowaniu. Spółka Archivio zajmuje się archiwizacją dokumentów, ich cyfrową digitalizacją oraz prowadzeniem zewnętrznego archiwum elektronicznego eArchivio24. Przeniesienie ciężaru przechowywania na wyspecjalizowany podmiot eliminuje ryzyko zgubienia pojedynczych kart i standaryzuje firmowe procedury związane z bezpieczeństwem informacji.